Скажите, как четко объяснить разницу между "мой" и "свой"? н-р, По моим данным,.. (не по своим). Я пользуюсь своим паролем.. (почему не моим).. В каких случаях используются?

Четко объяснить разницу затруднительно. Выбор местоимения во многом зависит от контекста, ср.: _По моим данным, показатели завышены. По своим данным я проверил все показатели._ В то же время возможно синонимическое употребление _мой - свой_. Ср.: _Я пользуюсь своим / моим паролем._
Необходимо иметь в виду, что в случаях двузначности вместо возможного по условиям контекста _свой_ используется _мой_, например: _Я попросила ее отдать свою тетрадь_ (непонятно, чью тетрадь). Возможный вариант: _Я попросила ее отдать мою тетрадь_.